ProfyLady.ru
понедельник, 10 декабря 2018

Система управления временем: принципы и правила эффективного тайм менеджмента

Подписаться
Вступай в сообщество «ProfyLady»!
ВКонтакте:

Признаки недостатка времени

Знать то, как управлять своим временем, необходимо, если вы понимаете, что ежедневно тратите драгоценные часы и минуты на какие-то бесполезные дела. Грамотный работник умеет распределять дела и отдых равномерно, в результате чего гарантированно добивается успеха и успевает сделать все.

Содержание

Когда контроль потерян

Признаки недостатка времени

Чтобы начать эффективно управлять своим рабочим графиком, необходимо вовремя распознать, что вы регулярно тратите минуты и часы на прокрастинацию. Если в вашей жизни есть хотя бы несколько этих факторов, вы наверняка страдаете от постоянного дефицита рабочих часов и срыва дедлайнов.
Признаки следующие:

  • Нет четкого графика. Если вы не знаете, чем и когда будете заниматься, то наверняка начнете тратить время впустую.
  • Вам постоянно приходится дорабатывать дома. Это не признак хорошего работника.
  • К концу дня вы регулярно страдаете от переутомления и стрессов, дня ни на что не хватает.

Самые частые причины недостатка времени

Задавая вопрос о том, «что это ― тайм-менеджмент», и пытаясь применить какие-то техники, большинство людей даже не определяют первопричину нехватки. На самом деле необходимо понять, почему вы тратите свой день впустую, и устранить этот фактор.

Выделяют следующие причины:

  • Полное отсутствие плана. Если ни вы, ни ваша организация не понимает, чем должна заниматься, сотрудники бездельничают.
  • Несоответствие должности. Часто работник просто не может нормально справиться со своими обязанностями.
  • Отсутствие мотивации. Если человека давно не поощряли, он начинает работать медленно и лениво.

Исследователи управления временем

Джулия Моргенстерн

Девушка, живущая в Америке, стала основателем одной из достаточно популярных компаний ― Task Masters. В свое время она получила соответствующее образование и начала помогать организовывать свое время другим. Ее фирма помогает ведущим компаниям составить эффективный график и уничтожить прокрастинацию.

Она регулярно проводит исследование в этой области и раздает полезные советы. Среди ее клиентов такие компании, как American Express, Sony Music и Microsoft. Издала несколько книг и регулярно участвует в американских программах по центральному телевидению. Проводит лекции в крупных фирмах и университетах.

Глеб Архангельский

Эффективный тайм менеджмент ― это достаточно сложно. Необходимо равномерно распределять все задачи по дню, ни в коем случае не терять ни секунды, но при этом не переутомляться и не заставлять себя работать круглыми сутками. В этом вам поможет Глеб Архангельский.

Этот молодой человек основал первую в России школу управления собственными рабочими часами. В своей жизни он руководствуется принципом о том, что время ― это самый ценный ресурс. Он регулярно говорит, что украденные деньги можно вернуть и заработать, а вот часы, минуты и секунды ― невозможно. Этот же постулат он передает ученикам.

Брайан Трейси

Это один из ведущих мировых экспертов, работающих в отрасли психологии успеха. Пользуясь своими жизненными принципами и эффективным тайм-менеджментом, он всего за два года из бедного работника на стартовой должности смог стать вице-президентом крупной международной компании.

В его успехе есть множество составляющих ― умение работать на успех, вера в себя и харизма. Однако забывать про систему управления временем нельзя. Брайан полагает, что смог добиться такого результата, потому что грамотно распределял работу. Поэтому он учит своим принципам и других людей.

Зачем нужен тайм-менеджмент

Система управления временем

Система управления временем ― это комплекс различных способов, теорий и фактов, позволяющих правильно распределять рабочие часы.

Интересно знать

Цель ― сделать так, чтобы сотрудники меньше бездельничали, справлялись со всеми поставленными задачами вовремя и приносили компании наибольшую прибыль.

При этом процесс контроля может быть как сознательным, так и бессознательным. Некоторые методики подразумевают конкретные тренировки, требующие немалой подготовки. Другие же воздействуют напрямую на сознание работников различными слабозаметными маркерами, например, разноцветными стикерами с написанными целями.

Виды тайм-менеджмента

Существует огромное количество видов ТМ (тайм-менеджмента), в зависимости от того, кто конкретно пользуется представленной системой. Существуют варианты эффективного управления временем для менеджеров, девушек, домохозяек, молодых матерей или даже руководителей крупной компании.

Однако их можно разделить на три основных типа:

  • Персональный. Направлен на одного конкретного человека. Помогает ему в собственной самореализации, исполнении мечты и желаний.
  • Ролевой. Помогает работнику достигнуть какой-то определенной социальной или профессиональной роли.
  • Социальный. Позволяет сопоставить свой график с рабочим временем иных сотрудников и ваших друзей.

Как определить его эффективность

Оценить принципы и правила системы тайм менеджмента не так просто. В первое время никаких видимых результатов не будет, поскольку прогресс в управлении временем может дать свои плоды только через года. Поэтому понять, что вы делаете что-то не так, сразу не выйдет.

Однако есть несколько критериев, по которым можно оценивать, насколько грамотно было потрачено время работника.

  • Вы делаете все правильно, если понятие «срыв дедлайна» стало для вас чем-то непонятным.
  • Все идет по плану, если работа дома ― это редкое исключение в авральные часы, а не постоянная практика.
  • Наконец, сотрудник живет по грамотному графику, если он успевает и работать, и разговаривать с клиентами.

Эффективные подходы

Эффективные подходы

Формулирование целей по SMART-технологии

Если вы хотите грамотно распоряжаться собственным рабочим временем, научитесь формулировать собственные цели. Если заниматься непонятно чем, не понимая, для чего вообще предназначена ваша деятельность, в один прекрасный день можно обнаружить, что работа идет впустую. Поэтому каждую свою цель анализируйте по так называемой системе SMART.

У любой задачи должно быть несколько критериев:

  • Конкретность. Работник должен понимать, чего он должен достичь и к каким параметрам будет стремиться.
  • Измеримость. Нужны обязательные критерии, по которым можно легко оценить сделанный прогресс.
  • Достижимость. Ставить перед собой невыполнимые задачи ― плохая идея.
  • Значимость. Выполняемая деятельность обязана приносить пользу или компании, или работнику лично.
  • Временная. Всегда нужны дедлайны и ограничения по срокам.

Расстановка приоритетов

Никому не нужен работник, который успевает написать подробный отчет, однако не может поработать с клиентурой. Поэтому при составлении ежедневного графика на день нужно понимать, какие задачи приоритетны, а какие могут подождать.

Это важно

В первую очередь руководствуйтесь ограничениями по времени и важностью для компании.

Приведем простой пример. Положим, за день вам необходимо поработать с клиентами, разобрать документы и проверить целостность базы данных. Для начала позвоните тем, кто платит вам деньги, покупатели долго ждать не будут. После ― поработайте с данными, ведь одна ошибка может вызвать путаницу в работе всей компании. И только в конце наведите порядок в бумагах.

Вычисление хронофагов

Чтобы не тратить свое время на безделье и не использовать промежуток работы на собственные хобби, необходимо определить, что именно поедает все ваши часы. Однако вычислить хронофагов непросто. Придется быть максимально честным с собой.

Уделите на борьбу с пожирателями времени несколько дней. Начните носить с собой секундомер. Замеряйте время, которое вы тратите на любые дела, начиная пробуждением и заканчивая подготовкой ко сну. Ведите записи даже на работе. Данные можно хранить в специальном дневнике. После этого к вечеру третьих суток посмотрите на свой ежедневный график. Так легко можно понять, что ваш ТМ неэффективен.

Автоматизация рутинных процессов

Научитесь правильно автоматизировать свою работу. В двадцать первом веке, когда автоматизация постепенно вытесняет человеческий разум, делать самые простые дела вручную ― лишняя трата Необходимо эффективно использовать современные программные средства, социальные сети и интернет.

К примеру, вместо того, чтобы искать какую-нибудь инструкцию в многотомном справочнике, можно скачать профессиональную программу и начать поиск по ключевым словам. Кроме того, полезно использовать электронный учет под названием 1С. С ее помощью бумаги можно формировать при помощи одного нажатия на кнопку.

Делегирование

У всех людей, занимающих те или иные руководящие посты, есть свои помощники. Они нужны не просто, чтобы директор мог не работать и наслаждаться жизнью. Просто с позиции эффективного тайм-менеджмента логичнее распределить простые задачи между подчиненными, а самому пойти выполнять действительно сложную работу.

При делегировании собственных обязанностей будьте аккуратны. Не позволяйте себе свалить на иных сотрудников все свои задачи и цели. Для начала напишите список того, что вы делаете за весь день. Оставьте себе действительно непростые виды деятельности, с которыми можете справляться только сами.

Запас времени на форс-мажор

Запас времени на форс-мажор

При составлении своего рабочего графика необходимо учитывать, что жизнь любит подставлять нам болезненные подножки. Вы можете годами работать по устоявшемуся расписанию, но в один момент все пойдет под откос. Авралы случаются редко, но из-за них вы перестаете успевать сделать что-либо.

Поэтому в каждом рабочем графике необходимо обязательно выделить хотя бы один-два часа на форс-мажорные обстоятельства. Если авралов в этот день не будет, можете потратить это время на отдых или дополнительную работу, которая уже давно висит над вашей головой. Если же что-то пойдет не так, вы будете к этому готовы.

Планирование времени на отдых

Никогда не относитесь к отдыху как к свободному и случайному времяпровождению. Ни в коем случае нельзя убирать из собственного графика часы, которые можно посвятить любимому делу. В противном случае ваш мозг просто устанет, и его продуктивность значительно снизится.

Однако отдыхать, когда захочется, тоже нельзя. Необходимо выделить определенные часы перерыва. В противном случае вы будете неосознанно злоупотреблять собственным правом на небольшой отдых. Поэтому при составлении графика с утра заранее продумайте, после каких дел вы позволите себе немного полистать картинки или почитать любимую книгу.

Наглядные инструменты и техники тайм менеджмента

«Помидор»

Так называемый «метод помидора», несмотря на смешное название, достаточно эффективен в технологии личного ТМ. Он позволяет сфокусироваться на цели, повысить свою концентрацию и уничтожить все сторонние факторы.

Алгоритм работы следующий:

  1. Определить, чем нужно заняться. Четко сформулировать задачу по уже упомянутой системе SMART, например.
  2. Поставить таймер ровно на 25 минут.
  3. В течение указанного времени, пока не зазвонит будильник, заниматься только работой. Игнорировать коллег, средства связи и развлекательные мероприятия.
  4. После этого в течение 5 следующих минут отдохнуть.

Повторить этот цикл еще 3 раза. После 4 циклов отдохнуть на протяжении получаса или более.

Приоритетное планирование

Принцип матрицы Эйзенхауэра достаточно прост. В центре листа рисуется большая таблица с заранее определенными колонками, нарисованными на картинке. После этого дела вписываются в квадрат в соответствии с их срочностью.

Принцип матрицы Эйзенхауэра

Рассмотрим ячейки подробнее:

  • Важные и срочные. Те, выполнение которых не терпит отлагательств. Сюда относятся вопросы здоровья и авралы.
  • Важные и не срочные. Задачи, имеющие наивысший приоритет, однако позволяющие лавировать во времени.
  • Не важные и срочные. Какие-то отвлекающие факторы, которые, чаще всего, просто съедают время.
  • Не важные и не срочные. То, чем стоит заниматься только в свободное время, когда больше делать нечего.

Метод «Альпы»

Позволяет использовать сразу все методы эффективного ТМ и быстро справиться со всеми задачами. Активно использует так называемый способ «систематизации», позволяя свести все дела в одну кучу.

Нужно сделать следующее:

  1. Вечером изложить все планы на завтрашний день, включив туда даже повседневные бытовые дела.
  2. Примерно оценить, сколько времени займет та или иная цель, указав это в списке.
  3. Выбрать около 60% задач, оценивая их по срокам. Остальные перенести на следующий день.
  4. Расставить приоритеты дел и отсортировать их по срочности. При необходимости перепоручить свои обязанности другому.
  5. В конце следующего дня посмотрите, что вы сделали. Определите, почему какие-то задачи не были выполнены.

Диаграмма Ганта

Эта методика подойдет, если вам необходимо организовать большой проект. В любых крупномасштабных делах участвует огромное количество людей, и далеко не все проходит по плану. Диаграмма Ганта помогает аккуратно распределить обязанности по времени, понять, насколько они срочные, и легко переносить сроки.

Диаграмма Ганта

Она представляет собой небольшую таблицу, в центре которой находится диаграмма. Сверху ― временные периоды, сбоку ― задачи. Напротив каждой заштриховывается определенный срок, от планируемого начала и до конца дела. Иногда изображаются связи между целями.

Техника «Хронометража»

Чтобы грамотно расписывать свой день по часам, необходимо воспользоваться соответствующей техникой. Для начала заведите свой личный дневник и впишите в него свой распорядок дня под колонками «цель», «начало по времени», «конец по времени», «длительность», «примечание».

После этого поставьте себе цель: избавиться от какого-либо хронофага, например, игры в компьютерные игры. Постройте график, показывающий, сколько часов или минут в день вы тратите на бесполезные развлечения. Рядом, для наглядности, отслеживайте динамику полезного дела.

Техника «Хронометража»

Первый график должен постепенно стремиться вниз, а второй ― вверх.

Матрица управления временем С. Кови

Она состоит из четырех квадратов. В первый записываются важные и срочные дела, во второй ― важные и не срочные, потом ― не важные и срочные, и, наконец, не срочные и не важные.

Матрица управления временем С. Кови

Меняется только принцип распределения задач. Главное преимущество именно этого метода ― ориентация не на работу, а на личность. Матрица нового поколения позволяет уделять больше внимания родным и близким.

Расстановка приоритетов по методу Бенджамина Франклина

Пример пирамиды планирования Франклина можно увидеть на картинке. В основание обязательно заложить свои мечты и желания, после ― расписать главную цель своей жизни.

Расстановка приоритетов по методу Бенджамина Франклина

На основании полученной информации составить основные принципы действий, план на несколько лет, после ― на ближайший период. И только на основании всех этих данных необходимо составлять рабочий график на сегодня.

Метод Парето 80/20

Экономист и социолог Вильфредо Парето сформулировал один достаточно простой принцип, говорящий о том, что 20% усилий дают 80% результата, а оставшиеся 80% ― только 20%. На его основе и был создан принцип ТМ.
Для него нужно составить список задач на сегодняшний день. После этого найти в нем те самые заветные 20% действий и сделать их в первую очередь. Оставшиеся дела оставить на потом.

Сервисы и программы в помощь

Google Keep

Простой планировщик, выпущенный международной компанией с прекрасной репутацией. Приложение доступно как в качестве расширения для браузера, так и в качестве мобильного приложения.

Помогает оставлять как обычные текстовые заметки, так и голосовые напоминания. Может работать в качестве таймера или будильника. Поддерживает систему фотографий или примечаний. Легко способно заменить бумажный ежедневник. При этом задачи можно синхронизировать между устройствами.

Manic Time

На самом деле изначально это приложение было создано только для разработчиков. Его первоначальная цель ― посмотреть, какая программа используется дольше всего и какое количество ресурсов необходимо для его корректной работы.

Однако подобный софт отлично поможет людям, решившим избавиться от игровой или интернет-зависимости. Просто включайте программу каждый раз, как садитесь за компьютер, и не выключайте до вечера. В конце дня посмотрите, сколько времени вы потратили на интернет и игры.

LeaderTask

Еще одна отличная система планирования ежедневных задач с удобным русскоязычным интерфейсом. С помощью этой программы можно ставить себе список дел на день, оставлять к ним примечания и делать небольшие напоминания. Программа интерактивна, позволяет как ставить задачи, так и помечать их в качестве выполненных.

Одна из прекрасных возможностей ― работать в крупном проекте. К одному делу можно подключать несколько людей, поручать им свои цели. У каждого проекта есть как руководитель, так и сотрудники с разными правами редактирования.

Mind42

Международный софт, распространяющийся по системе подписки. Конечно, за аккаунт придется платить каждый месяц, однако предоставляемый функционал стоит своих денег. Это один из лучших сервисов в своей сфере.

В режиме онлайн любой пользователь имеет право создавать диаграммы и так называемые «интеллектуальные карты». Работа над схемами проходит в совместном режиме. Таким образом, руководитель ставит задачи огромному количеству человек, отдает распоряжения и показывает, как работает система изнутри. Однако доступен только английский язык.

Анализ потраченного времени

Как проводить

Проанализировать, как и на что вы тратите время в течение дня, не так и просто. Лучший вариант ― попросит секретаря записывать ваш рабочий график. Однако помощник есть далеко не у всех, поэтому большинство людей вынуждены справляться с проблемой самостоятельно.

Для начала заведите свой ежедневник. Записывайте в него все свои действия. В конце разделите количество полезного времени на количество всех потраченных часов в принципе. Коэффициент, получившийся в итоге, поможет оценить, насколько вы продуктивны.

Что делать с хронофагами

Если вы понимаете, что слишком много времени тратите на бесполезные дела, начинайте оптимизировать свой рабочий процесс. Во время труда отключайте все средства связи, чтобы вас никто не отвлекал. Попросите близких и друзей не трогать вас.

Старайтесь давать себе четкие сроки на любимые, но бесполезные занятия. Если вы тратите на игры по 4 часа в день, сегодня постарайтесь поиграть не более 3 часов. Постепенно уменьшайте это количество, убирая по полчаса в день.

Не позволяйте себе нарушать сроки. Никаких «ну еще 5 минут». Если так будет легче, поставьте себе будильник с мотивирующей надписью.

Что почитать по теме

Результативный тайм-менеджмент. Б. Трейси

На самом деле ТМ позволяет управлять не только своим временем, но и своей жизнью. Автор книги сравнивает его с планетой, а свою жизнь — с солнцем. Мы задумываемся о времени, только когда оно приближается.

Но можно избавиться от этой привычки. Брайан приводит несколько простых правил. Соблюдать их несложно, но результат от жизни по новым принципам будет колоссальным. Уже через пару месяцев горящие проекты навсегда исчезнут из вашей жизни.

Тайм-драйв. Как успевать жить и работать. Г. Архангельский

К сожалению, работа отнимает у людей немало свободных часов, а большинство книг оказываются не результативны, поскольку написаны с ориентиром на западную аудиторию. Прописанные там принципы в российских реалиях непросто.

Поэтому Глеб Архангельский, основатель школы ТМ, написал свою книгу об управлении временем. Он рассказывает, как работать в России, грамотно распоряжаться днями и уделять жизнь семье.

Жёсткий тайм-менеджмент: возьмите свою жизнь под контроль. Д. Кеннеди

Если вы ― простой работник офиса, то наверняка легко сможете справиться с временными проблемами. Другое дело, если речь идет о людях, занимающих руководящие должности. Оптимизировать напряженный график ― дело непростое.

Но Дэн Кеннеди поможет вам справиться с данной проблемой. Он дает четкие и жесткие советы, следовать которым обязательно. Следовать его правилам сложно, но результат того достоин.

Экстремальный тайм-менеджмент. Н. Мрочковский, А. Толкачёв

Одна из самых необычных книг в области ТМ. Авторы решили написать популистскую литературу, раскрывающую все принципы управления менеджером на простом и понятном примере. Главный герой ― Глеб, неудачник и по совместительству менеджер автосалона.

Авторы рассказывают, как можно выбраться из полнейшей жизненной ямы. Читатель может постепенно расти вместе с героем, получая его жизненный опыт и впитывая полезные советы.

Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса. Д. Аллен

Еще одна достаточно популярная книга, изданная на 10 разных языках мира. Автор не просто дает оторванные от реальности советы. Он позволяет эффективно разгребать дела, назначать ему правильные приоритеты и распределять труд и отдых по рабочему графику.

Книга написана простым и понятным языком, доступна всем слоям населения. Подойдет как руководителям, так и простым сотрудникам.

Вступай в сообщество «ProfyLady»!
ВКонтакте:

← Вернуться

×
Вступай в наше сообщество, чтобы держать руку на пульсе новых бизнес-решений и идей для саморазвития с ProfyLady!
ВКонтакте:
Я уже подписан на сообщество «ProfyLady»
Мы используем cookie-файлы для наилучшего представления нашего сайта. Продолжая использовать этот сайт, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.
Принять